Komunikacja staje się coraz bardziej złożona z każdym dniem, a zwłaszcza w miejscu pracy. Jakie problemy mogą wystąpić w miejscu pracy, jak je identyfikować i rozwiązywać? Tutaj znajdziesz odpowiedzi na te pytania.
Najczęstsze wyzwania komunikacyjne w miejscu pracy
W miarę jak biznes się rozwija i zaczynamy angażować coraz więcej osób, tworzymy wiele połączeń i powiązań komunikacyjnych. Każda komunikacja obejmuje (co najmniej) jednego nadawcę, wiadomość i odbiorcę. To może wydawać się proste, ale komunikacja to naprawdę bardzo złożony temat.
Kiedy mnożymy całą komunikację przez możliwe kanały, otrzymujemy skomplikowaną sieć możliwości i opcji z szeregiem typowych problemów/wyzwań komunikacyjnych. Poniżej przykłady problemów komunikacyjnych w miejscu pracy:
1. Częste używanie żargonu
Zbyt skomplikowane, nieznane i/lub techniczne terminy. Większość działów i firm ma swój własny żargon, używany na co dzień, tworzący fałszywe wrażenie, że każdy używa naszego „języka”. Problem staje się jeszcze większy przy konkretnych skojarzeniach, różnicach w języku i „polu doświadczenia”. Pola doświadczenia obejmują pochodzenie ludzi, postrzeganie, wartości, uprzedzenia, potrzeby i oczekiwania. Nasi odbiorcy mogą dekodować komunikaty tylko w kontekście swoich dziedzin doświadczenia. Kiedy nasze pole doświadczeń zazębia się tylko trochę, komunikacja staje się trudna.
2. Otwarcie
Obowiązuje złota zasada dotycząca dyskusji, a ponadto komunikacji – zanim zaczniemy, przygotujmy grunt, unikajmy wprowadzania skrótów bez definicji i odniesień do jakiegokolwiek lokalnego, mało znanego terminu. Określ cel spotkania, o czym chcielibyśmy porozmawiać i uzgodnić.
3. Bariery emocjonalne i tabu
Niektórym osobom może być trudno określić swoje emocje, a kilka tematów może być całkowicie „niedostępnych” lub tabu. Tematy tabu lub trudne mogą obejmować między innymi politykę, religię, niepełnosprawność (psychiczną i fizyczną), seksualność i seks, rasizm oraz wszelkie opinie, które będą postrzegane jako niepopularne.
4. Fizyczne bariery w komunikacji niewerbalnej
Brak umiejętności określania niewerbalnych sygnałów, gestów, postawy i ogólnej komunikacji wizualnej może sprawić, że komunikacja będzie mniej skuteczna. Rozmowy telefoniczne, wiadomości tekstowe i inne metody komunikacji zależne od technologii są często mniej skuteczne niż komunikacja twarzą w twarz.
5. Oczekiwania i uprzedzenia
To może powodować fałszywe założenia lub stereotypy. Ludzie często słyszą to, czego oczekują, zamiast tego, co zostało powiedziane i wyciągają błędne wnioski.
6. Różnice kulturowe
Normy interakcji społecznych różnią się znacznie w kilku kulturach, podobnie jak sposób wyrażania emocji. Na przykład koncepcja przestrzeni prywatnej różni się w zależności od kultury i otoczenia społecznego.
7. Przeciążenie informacyjne
Oprócz rozmów telefonicznych, wideokonferencji, wiadomości tekstowych, czatów grupowych, mediów społecznościowych i spotkań wewnętrznych, typowa osoba może otrzymać nawet 110 wiadomości e-mail dziennie. Przeciążenie poczty e-mail jest złe dla komunikacji, często kończy się utratą, usunięciem, zapomnieniem lub zignorowaniem ważnych informacji. Pracownicy są łatwo sfrustrowani nadmierną ilością danych, chcemy efektywnych informacji, więc zmuszanie nas do ograniczania przy ciągłym przesyłaniu strumieniowym przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.
Jak naprawić problemy z komunikacją?
Jeśli chcesz poprawić komunikację w miejscu pracy, zacznij od identyfikacji barier komunikacyjnych. Może to być praca z wieloma różnymi ludźmi, różnymi kulturami i różnymi poziomami komunikacji. Otwarte, uczciwe i przejrzyste kanały komunikacji mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia biznesu w dzisiejszym świecie.
Kiedy mówimy o barierach komunikacyjnych w miejscu pracy, wyzwanie, jakim jest skuteczna komunikacja, jest bardziej widoczne niż kiedykolwiek. Rzućmy okiem na kilka najczęstszych barier komunikacyjnych, na jakie napotykają dziś pracodawcy.
Bariery komunikacyjne
Istnieją trzy główne kategorie barier komunikacyjnych, które mogą utrudniać skuteczną komunikację. Bariery komunikacyjne mogą obejmować wszystko, co utrudnia komunikującemu się dostarczenie właściwej wiadomości do „właściwej” osoby we „właściwym” czasie lub niemożność otrzymania jej przez odbiorcę we „właściwym” czasie. Wiele powodów niezadowolenia pracowników ze swojej pracy jest spowodowanych przez liderów, którzy nie dostarczają wystarczającej ilości informacji, przez ciągłe zmiany, które nie wydają się być komunikowane pracownikom, lub przez osoby pełniące różne role, koncentrujące się wyłącznie na własnych celach i ignorujące ogólne priorytety, bez podstawowych umiejętności komunikacyjnych.
Jasne cele i priorytety powinny być komunikowane szerokimi kanałami. Złożone i sztywne struktury organizacyjne są największymi winowajcami nieefektywnej komunikacji, co stwarza poważny problem w wielu organizacjach. Takie organizacje często mają nieefektywne systemy informacyjne i komunikacyjne, co często prowadzi do frustracji i braku zaangażowania oraz obniżenia wydajności wśród pracowników.
Jeśli korporacja jest bardzo zhierarchizowana, informacje są często wyciszane, gubione lub zniekształcane w drodze przez kolejne szczeble. Brak informacji nie jest dobry dla organizacji, a ich nadmierna ilość może powodować problemy dla pracowników.
Informacje zwrotne
Jeśli menedżerowie nie oferują swoim pracownikom pozytywnych i produktywnych możliwości konstruktywnej krytyki, może narastać uraza. Urządzenie nie jest miejscem osobistych plotek, drzwi sal konferencyjnych nie wydają się być tak dźwiękoszczelne, jak mogłoby się wydawać, menedżerowie mogą czytać e-maile i luźne wiadomości, a to przyczynia się do niezadowolenia.
Po zidentyfikowaniu oznak i przyczyn słabej komunikacji w miejscu pracy nadszedł czas na praktyczne rozwiązania.
W tym artykule omawiamy najczęstsze problemy komunikacyjne występujące w miejscu pracy i sugerujemy sposoby ich rozwiązania. Pracodawcy powinni inwestować czas i energię w tworzenie jasnych metod komunikacji dla swoich pracowników, nie tylko dla siebie, ale także dla innych pracowników.
Rozwiązanie problemów komunikacyjnych
Jeśli jesteś menedżerem, będziesz mógł pomóc swojemu zespołowi pracować wydajniej, będąc bardziej przejrzystym w stosunku do swoich pracowników. Jeśli pracujesz na stanowisku kierowniczym, a członek zespołu potrzebuje, abyś rozwiązał problem, wyślij odpowiednią wiadomość do zainteresowanej strony, aby uzyskać szybszą odpowiedź.
Upewnij się, że aktywnie słuchasz pracowników, zwłaszcza przed rozpoczęciem spotkania lub dyskusji. Pasywne słuchanie może uniemożliwić pracownikom wyrażenie innych poglądów i koncepcji.
Jeśli ludzie nie wydają się być ciekawi tego, co jest przedmiotem dyskusji, lub nie mają motywacji, aby się zaangażować, są bardziej skłonni do ignorowania Cię lub ignorowania Twojej wiadomości. Źle napisana wiadomość może powodować zamieszanie, zwłaszcza jeśli nie są świadomi kontekstu. Aby tworzyć jasne i spójne wypowiedzi w komunikacji wewnętrznej, korzystaj z mediów społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, Instagram i LinkedIn, które ułatwią Ci dotarcie i sprawią, że Twoi pracownicy poczują się zaangażowani w swoją pracę i organizację. Powyższe wskazówki ułatwiają budowanie pozytywnych relacji między pracownikami a ich pracodawcą.
Najlepsze praktyki komunikacji
Jeśli jesteś zatrudniony w korporacji, która Cię ceni, słucha i szanuje, zobaczysz, jak poprawisz swoją komunikację wewnętrzną, stosując najlepsze praktyki, techniki i wykorzystując formę wewnętrznych kanałów komunikacji, aby stworzyć własną markę w pracy. Dla osób, które muszą zwracać się do Twojej firmy z wiadomościami, istnieją znaczne bariery utrudniające skuteczną komunikację w dzisiejszych czasach. To najwyższe bariery, które chciałbyś pokonać, aby skutecznie kontaktować się przez kanały cyfrowe. Te cyfrowe bariery w komunikacji mogą wpływać na Twoją zdolność do prezentowania swojego punktu widzenia. Jeśli korzystasz z technologii, aby rozmawiać z rówieśnikami i współpracownikami, powinieneś poszukać sposobów jej wykorzystania, aby usunąć istniejące bariery komunikacyjne. Technologia pomaga redukować i pokonywać dystans, umożliwiając ludziom dzielenie się informacjami bez konieczności spotykania się w prawdziwym świecie. Decydowanie o właściwych, intuicyjnych i bezpiecznych narzędziach komunikacji oraz właściwe ich wdrażanie jest kluczowe, ponieważ chcemy w dłuższej perspektywie uprościć nasze obowiązki.
Szczególnie dzisiaj, gdy patrzymy na firmę jako całość, musimy się dostosowywać. Nie wystarczy mieć narzędzia, takie jak wideokonferencje, UC, czy dostęp zdalny, które pomagają nam współpracować. Musimy zrozumieć ludzi za ekranami i zapewnić im dobrze zaprojektowane i odpowiednie środowisko do efektywnej współpracy i komunikacji. Dobór odpowiednich narzędzi jest oczywiście kluczem do sukcesu, ale wciąż trzeba wprowadzać i utrzymywać rozwiązania we właściwy sposób.
Nie ma ostatecznej innowacji w obszarze komunikacji, wciąż szukamy bardziej profesjonalnego, łatwego i ludzkiego systemu wsparcia, który pomoże nam pracować, bawić się i komunikować się bez wysiłku. Wszystkie istniejące narzędzia muszą być odpowiednio zaaranżowane i wdrożone w organizacji, aby uzyskać najlepsze wyniki. Wszyscy musimy komunikować się w społeczeństwie, więc nie ma ważniejszego tematu. Przepływ informacji jest kluczem do podejmowania właściwych decyzji.
Głównym błędem jest kupowanie rozwiązania, a nie wdrażanie go w organizacji. Nawet jeśli wszyscy mają do niego dostęp, nie oznacza to, że każdy może korzystać z oprogramowania w najlepszy możliwy sposób. Naszym obowiązkiem jest zrozumienie zasad komunikacji, dobranie celów i właściwe wprowadzenie naszej organizacji w nowy sposób pracy, dostosowanie zmian i poprowadzenie naszej drogi do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Dlatego używamy technologii, aby pomóc ludziom stworzyć bezpieczne, odpowiedzialne i efektywne środowisko do współpracy.